コロナ禍におけるテレワーク推進の影響もあって、企業ではペーパーレス化が進んでいます。今後も、紙ベースでの作業割合が少なくなり、パソコンでの作業割合が多くなると予想されます。税法の分野でも、電子帳簿保存法が整備されてきており、今後は、帳簿や原始証憑の保存も電子ベースで行っていく方向で改正が進められています。

今回は、電子帳簿保存法の現状や、今後どのような対策をとっていくことが望ましいか等について、まとめました。

税法での電子帳簿保存

電子帳簿保存法は、1998年に決算書の電子データ保存が可能となり、その後、スキャンによる電子保存やスマートフォンでの撮影画像の利用が可能となりました。2020年には、受け取手のタイムスタンプの付与が一部不要となる等、要件が緩和される方向で改正が進んでいます。

電子保存を行うには、電子保存をする3か月前までに税務署へ申請する必要がありますが、令和4年1月1日からは、事前承認が廃止されることになります。システム要件、スキャナ保存、電子取引のデータ保存義務についても、大幅に緩和されることになります。また、税務関係書類のなかで、納税者等の押印を求めているものについては、国税・地方税ともに原則として押印義務が廃止されます。

現行法と改正法について、国税庁と経済産業省のWebサイトに詳しい要件等が掲載されていますので、参考にしてください。

タイムスタンプに関する変更

これまでは、電子ベースでのデータを保存するためには、全てタイムスタンプが必要でした。電子帳簿保存法改定によって、発行者がタイムスタンプを付与していれば、受け取り側には不要となりました。

タイムスタンプとは、電子データがその時刻に存在をしているかどうか、不正な利用をされていないかどうかを証明するために使われます。タイムスタンプは、タイムスタンプの要求・発行・検証という流れで構成されています。具体的には、利用者が原本のハッシュ値を時刻認証局に送付すると、時刻認証局はハッシュ値に時刻情報を付与したタイムスタンプを送付します。原本データのハッシュ値とタイムスタンプのハッシュ値を比較することで、不正な利用をされていないかどうかがわかる仕組みとなっています。

総務省　電子署名・認証・タイムスタンプ　その役割と活用

現状での会計事務所での対応

電子帳簿での保存は、今後、要件緩和の方向で改正が進んでおり、将来的には会計事務所でもペーパーレス化が進んでいくと思われます。しかし、要件が緩和されたとはいえ、タイプスタンプの付与等でコストや手間がかかるという現状もあるため、会計事務所としては、様々なケースに対応していく柔軟性が必要となります。

今後は、会計ソフト等でもタイプスタンプ化に対応していくことが予想され、ペーパーレス化は必須ですので、パソコン操作の他、データ保存方法の整備、セキュリティの強化等に備えるとよいでしょう。また、クライアントの多くは、まだ従来型での領収証や請求書の発行を行っており、帳簿も手書きというケースも見受けられます。ペーパーレス化に備えるとともに、紙ベースでの帳簿保存についてもしっかりと指導できる体制を整えておきたいですね。